Consulenza whistleblowing

Lo studio offre consulenza, assistenza e strumenti per gli adempimenti aziendali in materia di whistleblowing, segnalazione di illeciti.

CHE COS'È IL WHISTLEBLOWING?

Il whistleblowing è il processo attraverso cui dipendenti o collaboratori possono segnalare, in modo anonimo e sicuro, comportamenti illeciti, irregolarità o violazioni all'interno di un'azienda o organizzazione. Questo sistema aiuta a prevenire frodi, abusi e pratiche scorrette, garantendo trasparenza e integrità operativa.

QUADRO NORMATIVO

La Direttiva (UE) 2019/1937, meglio nota come Direttiva sul Whistleblowing, impone a tutte le aziende con più di 50 dipendenti l'obbligo di istituire canali interni per la segnalazione di illeciti e prevede la protezione dei whistleblower da eventuali ritorsioni. La Direttiva europea è stata recepita in Italia tramite il Decreto Legge 24/2023 che ne ha disciplinato le modalità di attuazione nel nostro paese.

NOTA TEMPORALE: l'obbligo è stato introdotto a partire dal 15/07/2023 per società che avessero impiegato nell’ultimo anno più di 249 dipendenti, e a partire dal il 17/12/2023 per le società che avessero impiegato nell’ultimo anno tra i 50 e i 249 dipendenti.

CANALI DI SEGNALAZIONE

Sono previste 3 tipologie di canali per l’effettuazione delle segnalazioni la cui attivazione non è alternativa, ma rispetta un preciso ordine di attivazione.

  • Canali di segnalazione interna
    previa consultazione delle rappresentanze o organizzazioni sindacali, è richiesta l'istituzione di un canale di segnalazione (scritta o orale) la cui gestione può essere affidata o a una persona o a un ufficio interno autonomo dedicato e con personale specificatamente formato, ovvero a un soggetto esterno con le medesime caratteristiche.
    I nostri clienti possono affidare la gestione del processo di whistleblowing al nostro Ufficio legale.
  • Canali di segnalazione esterna
    ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione) mette a disposizione un canale di segnalazione (scritta o orale) gestito da personale specificatamente formato.
  • Canali di divulgazione pubblica
    al ricorrere di determinate condizioni, la segnalazione può avvenire anche tramite la stampa o l’utilizzo di mezzi elettronici quali social network.

ASSISTENZA LEGALE E FORMAZIONE

Il nostro Ufficio legale può offrire assistenza riguardo ai seguenti punti:

  • Redazione della policy Whistleblowing che disciplina come vengono fatte e come devono essere gestite le segnalazioni.
  • Formazione ai dipendenti sulle modalità e sui presupposti di effettuazione delle segnalazioni, formazione organizzata con attenzione alla continuità produttiva.
  • Gestione delle segnalazioni nel rispetto delle prescrizioni normative.
  • Conduzione delle attività istruttorie per l’accertamento dei fatti oggetto di segnalazione (incluse audizione del segnalante, esame della documentazione aziendale, ecc.) e delle eventuali azioni correttive/migliorative da attuare.
  • Redazione della Valutazione di Impatto sulla Protezione dei dati (DPIA) ex art. 35 GDPR, ex art. 35 GDPR, allo scopo di verificare che i principi stabiliti dalla normativa vigente in tema di protezione dei dati personali vengano efficacemente rispettati nel processo di gestione delle segnalazioni.

PIATTAFORMA SOFTWARE DI SEGNALAZIONE
TeamSystem Whistleblowing

Uno strumento pratico ed efficiente per la gestione della segnalazione

Lo Studio Cavalca–Brindani & Associati ha selezionato e consiglia il software TeamSystem Whistleblowing che permette di gestire in modo sicuro e conforme alla normativa le segnalazioni di illeciti e comportamenti scorretti all'interno dell'azienda. Si tratta di una soluzione in cloud, sempre a disposizione dell'azienda e dei dipendenti.

CARATTERISTICHE PRINCIPALI DEL SOFTWARE

  • Trasferimento sicuro di file multimediali criptati tra segnalante e destinatario, con chat anonima integrata.
  • Ricezione delle segnalazioni tramite un questionario online intuitivo.
  • Integrazione semplice e rapida con siti web e intranet aziendali già esistenti.

I BENEFICI

TeamSystem Whistleblowing presenta i seguenti benefici per l'azienda e per i dipendenti:

  • Conformità alle normative
    La piattaforma di segnalazione TeamSystem Whistleblowing è conforme allo standard ISO 37002, alla direttiva UE 2019/1937 e al Decreto Legislativo italiano di attuazione n.24 del 10 marzo 2023.
  • Facilità d'uso
    Il sistema di segnalazione si attiva in modo facile e veloce. L’interfaccia, accessibile via web, permette all’utente di inserire agevolmente la propria segnalazione e al ricevente di analizzare, categorizzare e gestire ogni caso con semplicità.
  • Anonimato
    Grazie a politiche di conservazione di dati aderenti al GDPR, la piattaforma di segnalazione TeamSystem Whistleblowing consente ai segnalatori di condividere dati criptati restando nell’anonimato.

Come funziona

  • TeamSystem Whistleblowing permette di istituire canali di segnalazione che garantiscono la riservatezza dell’identità del segnalante, del segnalato e dei fatti segnalati.
  • TeamSystem Whistleblowing permette di collegare i referenti prescelti: la persona o l'ufficio autonomo con personale specificamente formato per la gestione e l’analisi delle segnalazioni.
  • TeamSystem Whistleblowing permette al segnalante (whistleblower) di effettuare segnalazioni scritte o orali.
  • TeamSystem Whistleblowing permette all'azienda di confermare la ricezione della segnalazione entro 7 giorni.
  • TeamSystem Whistleblowing permette all'azienda di prendere in carico le segnalazioni e fornire riscontro alla segnalazione entro 3 mesi dall’avviso di ricevimento.
  • TeamSystem Whistleblowing permette all'azienda di conservare traccia e archiviare le segnalazioni e i relativi follow up.

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